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Eine Sprechstunde ist eine Zeit, in der jemand für Gespräche zur Verfügung steht. Eine Beratung ist ein Gespräch, bei welchem dem Ratsuchenden ein Rat erteilt wird. Offen sind beide, wenn sie ohne vorherige Terminvereinbarung durchgeführt werden.
In welchem Kontext helfen Sprechstunden und (offene) Beratungen? Warum sind sie wichtig?
Sprechstunden und Beratungen können informieren, aufklären, vermitteln, motivieren, unterstützen, begleiten, rückmelden und helfen. Sie dienen der Entscheidungsfindung. Es kann bezüglich Perspektiven, Angeboten und Möglichkeiten vor Ort beraten werden. Man kann Fragen beantwortet bekommen, sich mit Hilfe der Beratung oder Sprechstunde (neu) orientieren und Auswege aus schwierigen Situationen finden. Man kann hingehen, wenn einen etwas bedrückt und man ein vertrauliches Gespräch braucht. Es kann eine große Hilfe sein, sich bei einem Außenstehenden auszusprechen, der eine andere Perspektive hat und nicht selbst in die Probleme, Sorgen und Schwierigkeiten emotional verstrickt ist. Oft entlastet es schon, wenn eine Person einfach nur zuhört, hilft, Gedanken und Gefühle zu sortieren, und den Beratungssuchenden durch Fragen zum Nachdenken anregt. Das entlastet.
Zu einer offenen Sprechstunde oder Beratung kann jeder kurzfristig zu den angegebenen Zeiten hinkommen ohne lange Terminabsprachen. Das bedeutet für beide Seiten weniger Aufwand.
Wie geht das? Was ist zu beachten? Was brauche ich dafür?
Beratungen und Sprechstunden sollten für jeden kostenlos sein, vertraulich und anonym und wenn gewünscht, unter vier Augen stattfinden. Ihr habt Schweigepflicht. Wichtig ist eine wertschätzende und respektvolle Haltung den Leuten gegenüber. Dazu gehört, dass euer Telefon auf lautlos geschaltet ist und niemand anderes euer Gespräch stört. Seid freundlich und verwendet eine positive Sprache mit klaren Formulierungen! Seid hilfsbereit, lösungsorientiert und geht auf jeden Ratsuchenden individuell ein! Verliert das eigentliche Thema nicht aus den Augen! Was braucht der Ratsuchende, um sein Anliegen möglichst selbstständig zu lösen? Kann ich ihm mit einer kurzen Information weiterhelfen? Oder mit welcher Unterstützung? Oder kann ich vielleicht gar keine korrekte, verlässliche Auskunft geben und muss denjenigen an einen Fachmann weiterleiten?
In einem gemütlich eingerichteten Raum fühlt sich der Klient gleich wohl und umsorgt. Der Tisch sollte frei sein von Unterlagen und ihr solltet über Eck sitzen.
Legt die Zeiten fest, zu denen ihr regelmäßig Beratungen bzw. Sprechstunden anbieten wollt! Hängt sie aus und stellt sie ins Internet! Nutzt dabei Social-Media-Plattformen! Arbeitnehmer haben i. d. R. lediglich nachmittags und abends Zeit. Bei einer offenen Sprechstunde oder Beratung kommen die Leute ohne vorherige Terminvereinbarung oder Anmeldung zu euch. Ihr könnt auch um vorherige Anmeldung zur offenen Sprechstunde bitten, aber innerhalb des vorgesehenen Zeitraums keinen konkreten Termin vergeben.
Startet eine Testphase! Legt als ersten Zeitslot einen Nachmittag oder Abend für wenige Stunden fest und schaut, wie viele Leute ihn in Anspruch nehmen und ob ihr eure Sprechstunden ausweiten könnt oder solltet.
Nicht nur vor Ort, auch per E-Mail, Telefon oder Homepage kann Kontakt zu euch aufgenommen werden. Damit ist die Hemmschwelle geringer. Allerdings können Rückfragen per E-Mail nur sehr viel zeitaufwendiger gestellt werden. Ist eine Terminreservierung mit Hilfe von Abreißzetteln möglich, ist die Hemmschwelle wiederum geringer als bei telefonischer Terminvereinbarung.
Gebt an, für welche Anliegen eure offene Sprechstunde oder Beratung genutzt werden kann und für welche Fälle man einen Termin braucht!
Sorgt für eine möglichst kurze Antwort- und Wartezeit des Hilfesuchenden! Länger als 30 min sollte niemand vor Ort warten müssen! Stellt den Wartenden Sitzmöglichkeiten zur Verfügung und gebt Rückmeldung darüber, wie lange sich derjenige ungefähr vor eurer Tür gedulden muss!
Kooperiert mit anderen sozialen Einrichtungen der Umgebung! Vielleicht haben sie Leute, die einer Beratung bedürfen, können Räumlichkeiten zur Verfügung stellen oder haben Tipps und Tricks für euch.
Betreiberkonzepte
Als Verein organisiert kann man sich für Fördergelder bei Stiftungen oder dem jeweiligen Bundesland bewerben. Mit den Mitteln können Berater als Honorarkräfte bezahlt werden. Über Partner oder beteiligte Organisationen können weitere Mittel hereinkommen. Eine weitere Möglichkeit ist, sich über freiwillige Spenden der Ratsuchenden zu finanzieren.
Die Hochschuldidaktische Arbeitsstelle der Technischen Universität Darmstadt hat das lehrreiche Blatt "Allgemeine Gesprächsstörer/-förderer" herausgebracht. Dieses handelt von Fragen als wichtigstes Werkzeug in der Beratung, vor allem aber von Gesprächsstörern und -förderern. Das sollte man sich als Beratender durchlesen und verinnerlichen.